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Rechnungswesen 4.0 – automatisieren statt abtippen

Neue Technologien halten Einzug in alle Lebensbereiche – im privaten Umfeld sind die Digital Leaders längst am Zug – Smartphones, Instant Messaging und Smart Home sind integrale Bestandteile unseres Alltags. Doch wie sieht es mit dem Digitalisierungsfortschritt in Unternehmen, speziell im Bereich des Rechnungswesens, aus?

Die digitale Revolution verändert zunehmend Branchen, Arbeitsabläufe und Berufsbilder. Gerade im Bereich des Rechnungswesens ist die Veränderung stark ausgeprägt. (Monotone) Routinetätigkeiten werden so weit wie möglich automatisiert und die Mitarbeiter so von reinen Verarbeitungsprozessen entlastet. Das birgt die große Chance, Manpower für wesentliche Controllingtätigkeiten im Unternehmen zu schaffen, was eine enorme Qualitätsoffensive mit sich bringt. Doch wie sehen das die steirischen Unternehmen? Eine aktuelle Studie des FH Campus 02 in Kooperation mit der KSW Steiermark zur Digitalisierung in steirischen Wirtschaftstreuhandkanzleien zeigt, dass der digitale Fortschritt im Rechnungswesen in sehr vielen Unternehmen noch in den Kinderschuhen steckt und unterschätzt wird. Aus unserer Sicht stellt sich jedoch nicht die Frage nach dem ob, sondern nach der ausreichenden Geschwindigkeit in der Umstellung, sowie in der Definition des effizienten Prozesses!

Wo liegen die großen Vorteile, wo beginnt man?

Das Wichtigste gleich vorab – schenken Sie den Prozessen größte Aufmerksamkeit. Denn: Die 1:1-Überführung eines ineffizienten, analogen Belegflusses in die digitale Welt bringt keinerlei Verbesserung!

Wie kann man sich das digitale Rechnungswesen vorstellen? Belege werden digital empfangen, verarbeitet, abgelegt und versendet. ERP-Systeme oder die Verknüpfung einzelner Softwaretools ermöglichen einen schnelle Verarbeitung von großen Dokumentenmengen – so werden beispielsweise Ausgangsrechnungen im System erzeugt, per E-Mail an Kunden versandt und mittels Import (z.B. CSV-Datei) direkt in die Finanzbuchhaltung eingespielt. Das gilt auch für die Bankauszüge – diese werden eingespielt und zum Teil automatisiert mithilfe von lernender Software verarbeitet. Das Abschreiben und die damit verbundenen Mehrfacharbeiten, das Risiko von Übertragungsfehlern und das Suchen von Dokumenten sowie hohe Kosten für Druck, Porto und die dazugehörenden Arbeitsschritte sind damit obsolet!

Nähere Infos
stmk@ksw.or.at
www.ksw.or.at

Foto: STB Klaus Gaedke, Vizepräsident Kammer der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer Steiermark, Fotocredit: Monika Reiter